Privacyverklaring

VD Organisatie gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Deze verklaring geldt voor vd-organisatie.nl en voor alle contact dat je met ons hebt.

Wie zijn wij

VD Organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden genoemd.

• Bedrijfsnaam: VD Organisatie
• KvK-nummer: 98089722
• E-mail: info@vd-organisatie.nl
• Telefoon: 0345-234733

Welke gegevens we verwerken en waarom

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor je ze aan ons geeft. In de tabel zie je per situatie welke gegevens dat zijn, waarvoor we ze gebruiken, op welke wettelijke grondslag en hoe lang we ze bewaren.

Je bent niet verplicht om gegevens aan ons te geven. Zonder je contactgegevens kunnen we je vraag alleen niet beantwoorden of een opdracht niet uitvoeren.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit aan derden. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben om onze diensten te leveren, en met die partijen hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten of ze zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke:

• Hosting van de website: Vercel Inc.
• E-mail en het versturen van berichten uit formulieren: Resend (mails over je aanmelding of reservering en berichten uit de formulieren)
• Bezoekersstatistieken zonder cookies of persoonsgegevens: Vercel Web Analytics
• Boekhouding en facturatie: Rompslomp
• Database met aanmeldingen en reserveringen: Supabase (servers in Frankfurt, Duitsland)
• Online betalen: SumUp

Verder delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld bij een verzoek van de Belastingdienst of de politie.

Gegevens buiten de EU

We bewaren gegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte. Werkt een leverancier buiten de EER, dan gebeurt dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of met de standaardcontractbepalingen van de EU, zodat je gegevens hetzelfde beschermingsniveau houden.

Hoe we je gegevens beveiligen

Onze website gebruikt een beveiligde verbinding (https). Alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, hebben toegang tot je gegevens, en die toegang is beveiligd met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie. Formulieren zijn beschermd tegen spam en misbruik. Mocht er toch iets misgaan met je gegevens, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat nodig is, bij jou.

Cookies

vd-organisatie.nl gebruikt alleen functionele cookies: cookies die nodig zijn om de website te laten werken, zoals het onthouden van je voorkeuren of de inhoud van een formulier. Daarvoor is geen toestemming nodig. We gebruiken geen trackingcookies en geen cookies van derden.

Je rechten

Je hebt het recht om te weten welke gegevens we van je hebben en om die te laten aanpassen of verwijderen. Concreet kun je ons vragen om:

• Inzage: welke gegevens we van je verwerken.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens aanpassen.
• Verwijdering: je gegevens wissen, als we ze niet meer nodig hebben of niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: het gebruik van je gegevens tijdelijk stopzetten.
• Bezwaar: tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid: je gegevens in een leesbaar bestand ontvangen.
• Intrekken van toestemming: als een verwerking op je toestemming is gebaseerd, kun je die altijd intrekken. Dat verandert niets aan wat daarvóór is gebeurd.

Stuur je verzoek naar info@vd-organisatie.nl. We reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen om je te identificeren; stuur nooit ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs mee.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Inschrijven als standhouder

Schrijf je je in voor een markt of reserveer je een plek op een kofferbakmarkt, dan bewaren we de gegevens die je invult: naam, bedrijfsnaam, adres (bij een markt, voor de factuur), e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer (als je dat invult), je branche, wat je verkoopt, de soort plek en je eventuele opmerking. Dat doen we om je aanmelding te beoordelen, je een plek toe te wijzen, de branches op de markt in balans te houden en je te mailen over je aanmelding en betaling. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

• Van elke aanmelding bewaren we ook de status (bijvoorbeeld goedgekeurd of betaald), je plaatsnummer en de mails die we je over die aanmelding sturen.
• Betaal je online, dan regelt SumUp de betaling (iDEAL). Wij zien alleen of en wanneer je hebt betaald, niet je bankgegevens.
• Voor je factuur zetten we je naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en KvK-nummer in ons boekhoudprogramma (Rompslomp). Rompslomp mailt de factuur naar je e-mailadres.
• Doe je vaker mee, dan kunnen we je in ons systeem als vaste deelnemer markeren en een korte notitie bij je gegevens zetten, bijvoorbeeld over je stroomgebruik. Die notities kun je altijd opvragen.
• Kom je niet op een markt waarvoor je bent goedgekeurd, zonder af te melden (no-show), dan noteren we dat. Zo'n notitie telt 2 jaar mee; bij herhaalde no-shows kun je volgens het marktreglement alleen nog meedoen met vooruitbetaling. Ook dit kun je altijd opvragen.
• Staat er een nieuwe markt in de agenda, dan kunnen we je daar een mail over sturen, omdat je al eerder bij ons hebt ingeschreven (gerechtvaardigd belang). Wil je dat niet, meld je dan af met de link onderaan zo'n mail, of laat het ons weten. Mails over je eigen aanmeldingen krijg je dan gewoon nog.
• Bewaartermijn: 2 jaar na je laatste aanmelding; betaalgegevens en facturen 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).

Je account

Maak je een account, dan log je in met een code die we naar je e-mailadres sturen; een wachtwoord is er niet. We bewaren je e-mailadres, je gegevens (zoals hierboven), wanneer je voor het eerst en het laatst inlogde, en de producten en foto's die je zelf toevoegt. Om je ingelogd te houden zetten we een functioneel cookie; daar is geen toestemming voor nodig. Ter beveiliging bewaren we het IP-adres waarmee een code is aangevraagd of ingevuld, maximaal 30 dagen.

• Foto's die je toevoegt (in je account of bij een inschrijving) gebruiken we alleen om je aanmelding te beoordelen. Ze zijn niet openbaar: alleen jij en de organisatie kunnen ze zien. We halen bij het opslaan alle extra gegevens uit de foto, zoals de plek waar hij gemaakt is.
• De foto's staan bij Supabase (servers in Frankfurt, Duitsland), net als de rest van de gegevens. Foto's in je account bewaren we tot je ze verwijdert; foto's die je bij een inschrijving meestuurt tot drie maanden na die markt.
• Je kunt producten en foto's zelf verwijderen. Wil je je hele account laten verwijderen, mail ons dan; gegevens die we voor de boekhouding moeten bewaren, blijven zo lang als de wet vraagt.
• Inlogcodes zijn 10 minuten geldig en worden na een paar dagen verwijderd.

Kramen of dranghekken huren

Vraag je via de site kramen of dranghekken aan, dan bewaren we je naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, de datum en plaats van je evenement en wat je wilt huren. We gebruiken dat om je een offerte te sturen en de verhuur te regelen. De bewaartermijn is dezelfde als bij een offerte hierboven.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst of leverancier gebruiken. De actuele versie staat altijd op vd-organisatie.nl. Deze versie is voor het laatst bijgewerkt op 29 oktober 2026.

Vragen

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Neem contact op via info@vd-organisatie.nl of 0345-234733.